Top 5 Questions-Réponses sur la gestion des problèmes

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La conception des projets de construction est essentiellement une tâche multidisciplinaire. Personne ne conçoit un bâtiment entier par lui-même ! C’est un projet très complexe avec de nombreux systèmes différents qui doivent tous s’emboîter et fonctionner en harmonie.

En raison de la complexité des projets et du nombre de disciplines impliquées, il doit y avoir une communication entre les différentes équipes. Les collaborateurs doivent alors s’aligner sur les différents enjeux, ou comme on les appelle principalement : les problèmes de construction.

Image réalisée avec BIMcollab Nexus. Banque Triodos, un projet par la Banque Triodos et EDGE Technologies. Fourni par J.P. van Eesteren

Une fois que vous avez commencé à examiner votre projet, à discuter des solutions possibles et à documenter toutes ces données, vous avez réellement commencé à gérer les problèmes.

Vous trouverez ici la réponse aux 5 questions les plus fréquemment posées sur la gestion des problèmes.

1. Qu’est-ce que la gestion des problèmes ?

Essentiellement, la gestion des problèmes est le processus de recherche et de documentation des problèmes qui doivent être traités dans le projet. Mais aussi, ça implique certainement le suivi de leur progression jusqu’à ce qu’ils soient complètement résolus.

Au cours des différentes phases du projet, des problèmes commencent à être détectés. Cela peut être l’un des concepteurs qui trouve une incompatibilité. Ou alors le coordinateur qui trouve des éléments qui ne répondent pas aux exigences. Ou alors quelqu’un qui souhaite avoir plus d’informations sur une zone spécifique du projet.

Une fois identifiés, ces problèmes doivent être correctement documentés et envoyés à la personne responsable. Cette dernière pourra alors les analyser et proposer une solution. Cependant, ce processus n’est pas aussi simple en général. Avant d’obtenir une réponse ou une solution finale, nombreuses autres questions sont soulevées ! Aussi, les commentaires d’autres membres de l’équipe peuvent être nécessaires.

C’est alors ce que nous appelons couramment la « gestion des problèmes » : gérer tout ce processus de documentation des problèmes ; les affecter au bon membre de l’équipe, suivre l’échange des informations, la solution proposée et son approbation.

2. Qu’est-ce qu’un problème ?

Un problème est un sujet qui nécessite l’attention de l’équipe. Ce n’est pas nécessairement un problème qui a été trouvé, mais cela peut être une remarque, une question, une demande de modification de la part du chef de projet, ou bien sûr, un défaut trouvé dans la conception. Un problème courant est un clash entre des éléments appartenant à différentes disciplines, par exemple.

3. Pourquoi est-il important d’avoir une plateforme de gestion des problèmes ?

Au fur et à mesure qu’un projet évolue, le nombre de problèmes augmente et le suivi de tous les échanges d’informations entre les différentes disciplines devient une tâche difficile.

Nous constatons qu’il existe encore des entreprises qui s’appuient sur des solutions traditionnelles pour gérer leurs problèmes dans le processus BIM. Par exemple, ils prennent des captures d’écran et discutent des problèmes via des courriels ou des applications de messagerie. Ou alors, ils utilisent des tableaux Excel pour tout documenter et partager le progrès avec tous les intervenants.

Cependant, ces flux de travail rendent la piste de données très difficile à suivre. Aussi, ils nécessitent beaucoup de travail manuel répétitif, ennuyeux et susceptible de contenir des erreurs. Il en résulte souvent un document très volumineux, avec multiples versions, qui est difficile à gérer alors que le processus est censé être interactif.

Ce travail manuel entraîne également un risque très élevé de retards. Les informations pourraient ne pas être communiquées à temps ou même pas du tout. Il est très probable aussi que certaines informations ne soient pas incluses dans cet aperçu par manque de temps, ou parce que quelqu’un a simplement oublié de les signaler.

Pour toutes ces raisons, c’est primordial d’avoir une plateforme de gestion des problèmes. Elle vous permet de centraliser toute la communication entre les membres de votre équipe. Et ce, dans un seul répertoire structuré. Ainsi, si tous les membres de l’équipe l’utilisent pour communiquer, personne n’aurait besoin de documenter chaque interaction. La plateforme montrerait en elle-même toute l’historique des problèmes traités. Ceci vous donnerait également un excellent aperçu de la progression du projet.

Un autre avantage majeur est l’accès à des informations toujours actualisées puisque tout est hébergé sur le cloud. Ainsi, tous les membres de l’équipe pourront toujours consulter les informations les plus récentes. D’ailleurs, comme ces interactions sont stockées dans une base de données en ligne, à chaque fois que quelqu’un crée un nouveau problème ou réagit à un problème existant, ces informations sont immédiatement mises à jour et mises à la disposition de tous les acteurs du projet.

4. Comment la gestion des problèmes aide-t-elle à réduire les coûts des projets ?

Comme mentionné précédemment, la gestion manuelle des problèmes de votre projet implique beaucoup de travail. Mais aussi elle ajoute un facteur de risque ; celui de ne pas avoir toutes les informations bien documentées ou actualisées. Tout cela implique beaucoup d’heures perdues par les membres de votre équipe.

D’ailleurs, avez-vous déjà considéré le temps qu’il faut pour trouver un problème dans un document volumineux, pour trouver sa localisation dans le modèle, pour mettre à jour les nouveaux commentaires qui arrivent, pour tout enregister et les partager à nouveau avec le reste de l’équipe ? Et ce, à chaque nouvelle interaction ?

Et puis, les autres membres de l’équipe font face à ce même processus fastidieux de leur côté aussi. Mais la réalité est claire : le temps c’est de l’argent. Quel est le coût de 2 heures par semaine pour chacun des acteurs impliqués dans ce processus ? C’est certainement bien plus élevé que le tarif de la meilleure solution de gestion des problèmes sur le marché !

Aussi, lorsque vous avez une solution de gestion des problèmes en place, vous avez plus de contrôle sur le projet de tous les côtés. Vous pouvez suivre sa progression et prévoir les goulots d’étranglement en analysant les statistiques. Vous pouvez reprendre le contrôle des informations de votre projet. Vous pouvez également prévenir les erreurs avant qu’elles ne soient commises sur le chantier de construction.

En conclusion, une plateforme de gestion des problèmes est un investissement qui vous aidera certainement à économiser du temps et de l’argent. Ça réduira également le poids des tâches supplémentaires, les risques et les coûts d’échec.

5. Qu’est-ce qui est important dans une plateforme de gestion des problèmes ?

Il y a beaucoup d’aspects importants que vous devez prendre en compte lors du choix de votre plateforme de gestion des problèmes. La première est de travailler avec une solution OpenBIM qui permettra à chaque intervenant se communiquer facilement aves les autres, quel que soit le logiciel qu’ils utilisent. Sachez que le format libre pour l’échange de problèmes BIM est BCF.

Deuxièmement, vous devez évaluer à quel degré la communication est facile entre tous les membres de l’équipe. Par exemple, la possibilité de communiquer directement depuis leur propre logiciel BIM rend le processus beaucoup plus facile et pratique. Alors, n’oubliez pas de vérifier le nombre d’intégrations possibles.

Assurez-vous de pouvoir configurer le flux de travail de votre projet d’une manière structurée, avec des rôles et des droits bien définis pour tous les membres de votre équipe. Ainsi, vous aurez le contrôle sur le projet et la possibilité de personnaliser votre plateforme en fonction de vos préférences et de vos besoins.

C’est pourquoi la possibilité de définir qui peut modifier (ou fermer) un problème, de créer des champs obligatoires, de contrôler la visibilité des problèmes confidentiels et de définir des approbateurs sont des fonctionnalités très importantes pour plus de flexibilité.

Maintenant que vous en savez plus sur la gestion des problèmes et sur l’importance d’avoir une plateforme correspondante, nous espérons que vous souhaiteriez en profiter. Pourquoi ne pas améliorer votre processus BIM et commencer à tester la meilleure solution de gestion des problèmes sur BIMcollab (version gratuite) vous-même ?

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